RuleDesigner

Gestione documentale avanzata

SOLUZIONE

Un unico archivio documenti condiviso nell’impresa estesa

RuleDesigner fornisce un ambiente modulare, integrato e trasversale dedicato alla gestione dei documenti aziendali. Un ampio ventaglio di funzionalità e l’elevata configurabilità garantiscono una perfetta adesione ai processi aziendali.

Il modulo di gestione documentale supporta i processi di creazione, aggiornamento e archiviazione dei file in un repository aziendale organizzato e integrato.

RuleDesigner può essere potenziato con gli strumenti di generazione e configurazione documenti ed esteso con tutti i moduli della suite per ottenere il massimo valore aggiunto dall’associazione di documenti ad aziende, progetti, offerte, codici PDM, matricole, ticket.

La suite di soluzioni RuleDesigner è stata concepita per offrire un modo di lavorare integrato a supporto di una realtà collaborativa che vada oltre i confini fisici dell’azienda.

Sfrutta al meglio il patrimonio di conoscenza, aumenta efficienza e competitività.

FUNZIONALITA'

Crea e collabora nel network aziendale con il documentale RuleDesigner

Acquisizione documenti

RuleDesigner consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato.
L’acquisizione può avvenire per singolo documento o in modalità massiva con successiva classificazione. È possibile definire sorgenti di acquisizione dalle quali importare in modalità automatica e schedulata documenti. L’archiviazione dei documenti può anche avvenire direttamente tramite altri applicativi opportunamente predisposti o web service.

Creazione da template

E’ possibile creare documenti a partire da template parametrizzando gli attributi all’interno del documento stesso.

Classificazione

Ogni documento archiviato può essere classificato in base a specifiche “classi documentali” configurabili. I documenti possono essere messi in relazione alle diverse entità gestite da RuleDesigner, quali Aziende, Persone, Prodotti, Progetti, Codici PDM, Offerte, Ordini…).
Per ogni categoria è possibile definire i livelli di sicurezza per determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso o alla modifica che verranno ereditati da tutti i documenti di tale categoria. E’ inoltre possibile specificare sicurezze personalizzate per singolo documento.

Possibilità di definire attributi di classificazione per ogni tipologia di documento. Le proprietà, dinamiche e configurabili, possono essere collegate tra loro definendone le relazioni di implicazione con logica rule-based.

Gestione fascicoli

Il modulo consente di organizzare i documenti archiviati in fascicoli virtuali. I documenti presenti
nel fascicolo possono essere importati da file system con un semplice drag & drop, trascinando nel fascicolo i singoli documenti o un’intera cartella. La creazione di nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni), può avvenire a partire da un modello personalizzato.

Archiviazione automatica email

Un aspetto importante della tracciabilità dell’informazione è legato alla gestione delle email. Infatti molte comunicazioni importanti e scambio di documenti avvengono via posta elettronica. RuleDesigner intercetta tutte le email in entrata e in uscita, analizza il contenuto ed archivia le email come documento. Il tutto avviene senza necessità di dover cambiare server di posta o client.

Workflow

Per ciascuna categoria di documento è possibile definire uno specifico processo di approvazione
e livelli di autorizzazione intermedi fino alla distribuzione e condivisione. Le richieste di approvazione sono notificate in tempo reale alle figure interessate che possono agire sul flusso anche
in mobilità.

Condivisione

La condivisione dei documenti può avvenire con singoli collaboratori aziendali o gruppi definiti in
base a ruoli e funzioni ricoperte. La condivisione può avvenire anche con utenti esterni all’azienda
in base alla loro classificazione (clienti, fornitori o reseller) i quali possono prendere visione di tutta la documentazione a loro correlata accedendo a portali dedicati.

Distribuzione

I documenti in lavorazione possono essere assegnati automaticamente dal sistema a specifici gruppi di utenti tramite MyHome personale dei singoli utenti o notifiche di sistema.

Organigramma e liste di distribuzione

RuleDesigner permette di definire l’organigramma aziendale con ruoli e funzioni svolte da ogni
collaboratore gestendo inoltre le liste di distribuzione attraverso le quali notificare modifiche su
documenti.

Ricerche avanzate

La ricerca sui documenti archiviati può avvenire in diverse modalità: per attributi, per ricerca libera
o per navigazione grafica di cartelle logiche. I documenti possono essere individuati rapidamente tramite la configurazione di profili di ricerca personalizzati. I risultati di ricerca restituiti possono essere visualizzati come griglia elenco o anteprime di documento.

Revisione documenti

Sono disponibili funzioni di revisione dei documenti per mantenere traccia delle modifiche avvenute nel tempo e rendere possibile la consultazione di tutte le revisioni del documento e il dettaglio di tutte le azioni svolte dagli utenti sul documento stesso.

Integrazione con Microsoft Office

L’integrazione con Microsoft Office consente di creare e modificare i propri documenti direttamente dagli ambienti Word o Excel eseguendo archiviazioni o estrazioni con funzioni di ottimizzazione nel trasferimento file.

Log Documento

Per ogni documento viene mantenuta tracciabilità di tutte le azioni effettuate per ogni revisione
dagli utenti (consultazione, modifica o revisione) sia interni che esterni.

Annotazioni e messaggistica

Possibilità di inserire annotazioni nei documenti e utilizzare strumenti di messaggistica integrata
per avviare thread di discussione contestualizzati.

Bacheche documenti

La classificazione consente di organizzare i documenti in gadget tematici da utilizzare per comporre pagine utenti personalizzate.

Sincronizzazioni con applicativi aziendali in uso

Possibilità di attivare sincronizzazioni con gli applicativi aziendali per acquisire, aggiornare o
eliminare documenti condividendoli tramite un unico portale integrato e aggiornato in tempo reale.

Coordinamento Team di lavoro

Attraverso l’ambiente dedicato alla gestione progetti è possibile coordinare le attività di un
gruppo di lavoro per creare fascicoli tecnici o altri documenti che richiedono la partecipazione
di più funzioni aziendali.

Fascicoli di commessa

Integrando il documentale con la gestione progetti e commesse è possibile fornire una consultazione
rapida e sicura del patrimonio documentale, ottenendo una drastica riduzione dei tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale (Requisiti di prodotto, Capitolato di progetto, Work Package, )in modalità integrata alla gestione del processo collaborativo.

Documentazione di prodotto

Integrando il documentale con la gestione PLM è possibile raccogliere e condividere tutta la documentazione di prodotto lungo il suo ciclo di vita con collaboratori o stakeholder aziendali.

Configuratore documenti

I processi di configurazione possono essere applicati all’ambito documentale per la generazione
automatica di fascicoli tecnici, manuali, istruzioni di montaggio, cataloghi o listini in una
modalità standard e omogenea. RuleDesigner Configurator può produrre documenti in molteplici
formati di output (Microsoft Office, Adobe Indesign, pdf e html) e archiviarli automaticamente nel gestore documenti.

Fai come Comecer spa,
organizza i documentali aziendali con RuleDesigner e condividili con gli stakeholder in tempo reale e in modo sicuro!

Abbiamo scelto RuleDesigner perché ci piaceva l’idea di poter partire in modo graduale estendendone poi l’ambito di applicazione grazie a moduli integrati nativamente. Il tempo che stiamo recuperando in fase di ricerca dei dati di commessa già dopo solo 6/7 mesi di utilizzo di RuleDesigner, non è misurabile tanta è l’efficienza che abbiamo raggiunto.

Matteo LostumboIT Manager, COMECER spa
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