RuleDesignerProjectWorkflow

RuleDesigner

Project & Workflow

FUNZIONALITA’

Scopri le funzioni di RuleDesigner che ti aiutano a migliorare la gestione di progetti e commesse

BROCHURE
RULEDESIGNER PROJECT & WORKFLOW

Funzionalità

Informazioni di progetto trasversali.

La raccolta e la gestione dei dati con RuleDesigner offre una visione unica e completa di un progetto o commessa che può essere personalizzata, basata su best-practice e condivisa in tutta l’organizzazione.

Scheda progetto

Ogni progetto è racchiuso in un’unica scheda informativa contenente tutte le informazioni trasversali collezionate lungo il suo ciclo di vita. All’interno del pannello informativo è possibile consultare lo stato di esecuzione delle varie fasi, i documenti allegati al progetto (fascicolo di progetto), le attività e risorse impegnate, costi di fasi e progetto, scadenze, warning, check-list, eventi, rischi e report. Le proprietà, dinamiche e configurabili per ogni progetto o tipo di progetto, possono essere collegate tra loro definendone le relazioni di implicazione tramite logica rule-based.

Classificazione avanzata progetti

È possibile differenziare i progetti per tipologia, quindi avere flussi, responsabili, risorse e contenitori informativi diversi il tutto sempre con un’unica interfaccia, semplice e completa. Anagrafiche personalizzabili, classificazione tramite attributi personalizzabili, regole e notifiche differenziate, ricerche dinamiche, template di progetto, relazioni tra progetti, il tutto integrato strettamente con l’intera suite RuleDesigner.

Stakeholder di progetto

RuleDesigner permette di definire gli stakeholder di progetto, cioè le persone e organizzazioni attivamente coinvolte nel progetto o i cui interessi possono essere influenzati dall’esecuzione o completamento del progetto (Project manager, Cliente, Organizzazione esecutiva, Sponsor).
Per ciascuna commessa è quindi possibile garantire accesso alle informazioni e stato di avanzamento in una modalità sicura perché profilata sul fabbisogno informativo di ciascun utente determinato dal ruolo o organizzazione di appartenenza, chiara perché le informazioni sono organizzate per fase di progetto e contesto.

Template / Modelli predefiniti

Gestione template di progetto con flussi configurabili e responsabili da utilizzare come best practice da seguire in nuovi progetti della medesima tipologia.

Sicurezze

È possibile attribuire regole di accesso in consultazione o partecipazione attiva alle attività di progetto sulla base dell’organigramma aziendale e specifiche per utenti / gruppi.

Progetti collegati

RuleDesigner offre supporto ai sistemi di governo multi-project favorendo il collegamento tra generazioni successive dello stesso prodotto e l’interazione tra i progetti con risorse comuni.

Rubrica progetti

La rubrica progetti contiene l’elenco di tutti i progetti aziendali e consente di ricercarli tramite l’applicazione di filtri avanzati a seconda delle esigenze

Project Assistance

Con RuleDesigner è possibile programmare con regole i possibili automatismi che regolano warning ed azioni. Gli Strumenti di Project assistance gestiscono le regole di esecuzione automatica di Azioni quali il cambio di competenze, la distribuzione attività e Notifiche o l’esecuzione di processi di RuleDesigner Configurator al verificarsi di Eventi quali l’approssimarsi della data di scadenza, l’apertura e chiusura di una fase,% di completamento.

Offerte e Ordini collegati

Strumenti per la creazione di offerte commerciali con gestione del workflow di approvazione fino all’ottenimento dell’ordine di commessa. Tracciabilità e archiviazione automatica nel corretto progetto con possibilità di esportazione in diversi formati tra i quali pdf ed excel.

Dati PDM collegati

È possibile organizzare codici e disegni tecnici in progetti di sviluppo nuovo prodotto o commessa per organizzare il lavoro del team di progettazione e garantire tracciabilità di informazioni, documenti, tempi e costi associati.

Prodotti di commessa

Tracciabilità dei prodotti generati dalla commessa con accesso a tutte le informazioni di dettaglio e struttura tecnica.

Piano di comunicazione

Identificare le necessità informative degli stakeholder, determinarne la fruibilità e soddisfare quei requisiti è un fattore importante per il successo del progetto stesso. Con RuleDesigner®   è possibile mappare e soddisfare il fabbisogno informativo, sia interno all’azienda che esterno, anche in modalità rule-based e automatica. Tra le tecnologie a disposizione dei team di progetto vi sono: gli strumenti di messaggistica che permettono di ottenere risposte veloci ad una richiesta o problema legato ad un progetto specifico, notifiche email utili per monitorare e controllare le performance, archivio documentale condiviso che consente l’accesso sicuro e regolato al team di progetto da qualunque luogo.

Acquisizione documenti

RuleDesigner consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato.
L’acquisizione può avvenire per singolo documento o in modalità massiva con successiva classificazione. È possibile definire sorgenti di acquisizione dalle quali importare in modalità automatica e schedulata documenti. L’archiviazione dei documenti può anche avvenire direttamente tramite altri applicativi opportunamente predisposti o web service.

Creazione da template

E’ possibile creare documenti a partire da template parametrizzando gli attributi all’interno del documento stesso.

Classificazione

Ogni documento archiviato può essere classificato in base a specifiche “classi documentali” configurabili. I documenti possono essere messi in relazione alle diverse entità gestite da RuleDesigner, quali Aziende, Persone, Prodotti, Progetti, Codici PDM, Offerte, Ordini…).
Per ogni categoria è possibile definire i livelli di sicurezza per determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso o alla modifica che verranno ereditati da tutti i documenti di tale categoria. E’ inoltre possibile specificare sicurezze personalizzate per singolo documento.

Possibilità di definire attributi di classificazione per ogni tipologia di documento. Le proprietà, dinamiche e configurabili, possono essere collegate tra loro definendone le relazioni di implicazione con logica rule-based.

Gestione fascicoli

Il modulo consente di organizzare i documenti archiviati in fascicoli virtuali. I documenti presenti
nel fascicolo possono essere importati da file system con un semplice drag & drop, trascinando nel fascicolo i singoli documenti o un’intera cartella. La creazione di nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni), può avvenire a partire da un modello personalizzato.

Archiviazione automatica email

Un aspetto importante della tracciabilità dell’informazione è legato alla gestione delle email. Infatti molte comunicazioni importanti e scambio di documenti avvengono via posta elettronica. RuleDesigner intercetta tutte le email in entrata e in uscita, analizza il contenuto ed archivia le email come documento. Il tutto avviene senza necessità di dover cambiare server di posta o client.

Workflow

Per ciascuna categoria di documento è possibile definire uno specifico processo di approvazione
e livelli di autorizzazione intermedi fino alla distribuzione e condivisione. Le richieste di approvazione sono notificate in tempo reale alle figure interessate che possono agire sul flusso anche
in mobilità.

Condivisione

La condivisione dei documenti può avvenire con singoli collaboratori aziendali o gruppi definiti in
base a ruoli e funzioni ricoperte. La condivisione può avvenire anche con utenti esterni all’azienda
in base alla loro classificazione (clienti, fornitori o reseller) i quali possono prendere visione di tutta la documentazione a loro correlata accedendo a portali dedicati.

Distribuzione

I documenti in lavorazione possono essere assegnati automaticamente dal sistema a specifici gruppi di utenti tramite MyHome personale dei singoli utenti o notifiche di sistema.

Organigramma e liste di distribuzione

RuleDesigner permette di definire l’organigramma aziendale con ruoli e funzioni svolte da ogni
collaboratore gestendo inoltre le liste di distribuzione attraverso le quali notificare modifiche su
documenti.

Ricerche avanzate

La ricerca sui documenti archiviati può avvenire in diverse modalità: per attributi, per ricerca libera
o per navigazione grafica di cartelle logiche. I documenti possono essere individuati rapidamente tramite la configurazione di profili di ricerca personalizzati. I risultati di ricerca restituiti possono essere visualizzati come griglia elenco o anteprime di documento.

Revisione documenti

Sono disponibili funzioni di revisione dei documenti per mantenere traccia delle modifiche avvenute nel tempo e rendere possibile la consultazione di tutte le revisioni del documento e il dettaglio di tutte le azioni svolte dagli utenti sul documento stesso.

Integrazione con Microsoft Office

L’integrazione con Microsoft Office consente di creare e modificare i propri documenti direttamente dagli ambienti Word o Excel eseguendo archiviazioni o estrazioni con funzioni di ottimizzazione nel trasferimento file.

Log Documento

Per ogni documento viene mantenuta tracciabilità di tutte le azioni effettuate per ogni revisione
dagli utenti (consultazione, modifica o revisione) sia interni che esterni.

Annotazioni e messaggistica

Possibilità di inserire annotazioni nei documenti e utilizzare strumenti di messaggistica integrata
per avviare thread di discussione contestualizzati.

Bacheche documenti

La classificazione consente di organizzare i documenti in gadget tematici da utilizzare per comporre pagine utenti personalizzate.

Sincronizzazioni con applicativi aziendali in uso

Possibilità di attivare sincronizzazioni con gli applicativi aziendali per acquisire, aggiornare o
eliminare documenti condividendoli tramite un unico portale integrato e aggiornato in tempo reale.

Coordinamento Team di lavoro

Attraverso l’ambiente dedicato alla gestione progetti è possibile coordinare le attività di un
gruppo di lavoro per creare fascicoli tecnici o altri documenti che richiedono la partecipazione
di più funzioni aziendali.

Fascicoli di commessa

Integrando il documentale con la gestione progetti e commesse è possibile fornire una consultazione
rapida e sicura del patrimonio documentale, ottenendo una drastica riduzione dei tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale (Requisiti di prodotto, Capitolato di progetto, Work Package, )in modalità integrata alla gestione del processo collaborativo.

Documentazione di prodotto

Integrando il documentale con la gestione PLM è possibile raccogliere e condividere tutta la documentazione di prodotto lungo il suo ciclo di vita con collaboratori o stakeholder aziendali.

Configuratore documenti

I processi di configurazione possono essere applicati all’ambito documentale per la generazione
automatica di fascicoli tecnici, manuali, istruzioni di montaggio, cataloghi o listini in una
modalità standard e omogenea. RuleDesigner Configurator può produrre documenti in molteplici
formati di output (Microsoft Office, Adobe Indesign, pdf e html) e archiviarli automaticamente nel gestore documenti.

Comunicazione.

La comunicazione è vitale per il successo di un progetto virtuale. E’ inoltre importante per assicurare che le giuste informazioni siano date alle giuste persone al momento giusto e in una modalità economica. Un buon piano di comunicazione può aiutare ad ottenere tutto questo coinvolgendo i responsabili di progetto, sponsor e stakeholder.

Costi di progetto.

Definisci regole di elaborazione e gestione dei costi efficaci. RuleDesigner ti permette di rispettare regole aziendali e specifiche per progetto.

Gestione costi risorse

Per la realizzazione di una commessa ogni organizzazione si avvale di personale che può essere interno o esterno, può noleggiare o acquistare materiale da terzi e avvalersi di consulenze e collaborazioni esterne. RuleDesigner® permette di calcolare il costo relativo al lavoro dei propri dipendenti (basandosi su costo orario di ogni persona e ore lavorate) e di tenere traccia di tutte quelle spese derivanti dall’acquisto di beni e servizi. Ciò consente di ottenere il costo totale di una singola fase o commessa.

Costi di progetto

RuleDesigner permette di stimare e consuntivare il costo complessivo di progetto valutando costi diretti e indiretti e altri costi non attribuibili a singoli task.  Per ciascun task di progetto vengono identificati i dati rilevanti come il responsabile, il progetto collegato, le risorse/attrezzature necessarie e la durata. Ogni task può così essere programmato, controllato e costificato. E’ quindi possibile stimare e controllare il reale costo di progetto organizzato in fasi e singoli task con viste di dettaglio su singoli utenti.

Stima dei costi con approccio bottom-up

RuleDesigner® permette di stimare e tracciare i costi tramite task di lavoro individuali e relativo riepilogo totale per progetto. Il piano di utilizzo delle risorse definisce il fabbisogno di personale del progetto e rappresenta l’input per il calcolo dei costi. Una volta definite le attività, le ore/uomo necessarie al loro completamento, le competenze e quindi le risorse necessarie al loro svolgimento è possibile ottenere il costo del lavoro di ogni attività.

Stima dei costi industriali di prodotto

Attraverso l’utilizzo di processi di configurazione RuleDesigner®, fruibili direttamente dall’ambiente di progetto, è possibile ottenere la stima dei costi industriali e fornire supporto nella determinazione della quotazione di prodotto.
L’applicazione reperisce i dati di costo per codice/prodotto dall’ERP aziendale. L’utente, guidato all’inserimento e selezione delle informazioni necessarie configura quotazioni specifiche per differenti volumi di vendita, varianti di prodotto o valute; al termine ottiene un riepilogo dei costi industriali che elenca tipologie di materiali, lavorazioni necessarie, trattamenti, materie prime e codici di ac­quisto.

Al verificarsi di determinate condizioni di flusso è possibile pro­cedere con la generazione del report contenente margini e per­centuali di profitto e dazi. I dati delle configurazioni archiviati possono essere successiva­mente utilizzati per analisi a consuntivo.

Controllo dei costi

Il controllo dei costi, che prevede di determinare se i costi di riferimento cambiano e di gestire le modifiche reali quando e come si verificano, può essere effettuato monitorando in tempo reale gli eventuali scostamenti tra costi reali e stimati o ricevendo notifiche automatiche basate su regole.

Gestione delle modifiche e miglioramento continuo

La reattività dell’azienda dipende da quanto efficacemente gestisce il cambiamento. Le modifiche possono essere proposte in un qualunque punto dello stato di avanzamento del progetto. La modifica può essere proposta da uno stakeholder (project manager, sponsor, cliente, membri del team) e seguire un flusso di evasione basato sulle best practice definite.

Questi tipi di cambiamenti che coinvolgono i processi o le baseline di progetto sono gestiti attraverso il processo di change management il cui scopo è quello di analizzare l’esigenza di modifica, valutarne l’impatto, attivare le procedure e implementare le modifiche.

Il processo di gestione delle modifiche assicura che ogni richiesta di modifica sia tracciata, analizzata e poi approvata e quindi implementata o respinta. Ogni organizzazione dovrebbe predisporre la procedura di gestione delle modifiche come un asset aziendale.

RuleDesigner® permette di gestire i flussi di modifica basandosi su tecnologie come i ticket e il bug-tracking, integrati agli strumenti di project, che permettono di attivare e seguire il processo di pianificazione, assegnazione, lavorazione e monitoraggio. La tracciabilità di tutte le informazioni di commessa risulta quindi fondamentale sia per soddisfare il fabbisogno informativo durante l’esecuzione delle attività che per eventuali necessità di correzione di malfunzionamenti o richieste aggiuntive.

Ticket e richieste di modifica

RuleDesigner permette di gestire i flussi di modifica basandosi su tecnologie come i ticket e il bug-tracking, integrati agli strumenti di project, che permettono di attivare e seguire il processo di pianificazione, assegnazione, lavorazione e monitoraggio delle richieste. La tracciabilità di tutte le informazioni di commessa risulta quindi fondamentale sia per soddisfare il fabbisogno informativo durante l’esecuzione delle attività che per eventuali necessità di correzione di malfunzionamenti o richieste aggiuntive.

Checklist di azioni

La check-list è un’area dedicata alla creazione e aggiunta di liste di azioni che devono essere svolte per il completamento del progetto.

Sistema qualità.

La gestione della qualità prevede la definizione dei requisiti qualitativi che il progetto deve rispettare e la verifica durante la realizzazione, RuleDesigner permette di mappare tutti i processi necessari ad assicurare il soddisfacimento degli obiettivi di qualità.

Organizzazione delle risorse.

Ottimizza l’allocazione delle risorse per raggiungere gli obiettivi definiti. RuleDesigner ti permette di definire il project team, stakeholder e pianificarne le attività.

Definizione del project team

Definizione dei partecipanti al progetto con differenti competenze e funzioni. RuleDesigner®  , essendo basato su tecnologia web, permette di formare veri e propri team virtuali composti da risorse dislocate geograficamente che grazie all’uso di tecnologie web si uniscono per risolvere problemi.

Pianificazione del lavoro

Attività e Agenda integrate permettono di pianificare le attività e definire il monte ore dedicato da ciascun utente o risorsa al progetto. Le tipologie di attività sono dinamiche e configurabili. in ogni fase di esecuzione è possibile inserire note, attività e documenti. Attività come telefonata, trasferte, progettazione, sviluppo, o semplici note di testo, sono configurabili ed adattabili allo specifico ‘modus operandi di ogni azienda. Ciascun utente grazie ad un unico cruscotto web configurabile può avere una panoramica completa sulle proprie attività e informazioni di interesse, può consultare e monitorare informazioni profilate sulla base del ruolo aziendale. E’ possibile configurare attività con scarico ore di lavoro.

Calendario persone e risorse

Il calendario è lo strumento ideale per organizzare la propria giornata lavorativa e quella del proprio team di lavoro. RuleDesigner® permette di pianificare i task in modo rapido e preciso, tenendo conto delle attività già assegnate e delle priorità che possono variare nel tempo. L’indicazione delle priorità nei task in calendario consente di verificare nell’eventualità quali attività con bassa priorità possono essere sostituite. Dashboard personali permettono a ciascun membro del team di avere l’evidenza delle attività da svolgere organizzando al meglio il proprio lavoro quotidiano.

Ciclo di vita del progetto

Con RuleDesigner la mappatura del ciclo di vita del progetto avviene tramite fasi, la cui tipologia e numero possono essere determinate sulla base di proprie esigenze di controllo. Rappresentazione gerarchica che descrive graficamente la scomposizione del lavoro da svolgere per costruire i deliverables di progetto. Ciascuna fase di progetto ha un certo numero di processi e si conclude con il completamento di un deliverable come ad esempio uno studio di fattibilità, un progetto dettagliato ecc.  Una scomposizione strutturata del lavoro orientata ai deliverables migliora le attività di controllo in quanto permette di effettuare dei check non solo in base a tempi e costi ma anche per percentuale di completamento.

Modelli di sequenze temporali

Tieni traccia delle scadenze e dello stato di un progetto visualizzando rapidamente tutte le attività, da quelle completate a quelle in corso fino alle scadenze imminenti. Personalizza le sequenze temporali con differenti formati calendario, diagrammi reticolari che descrivono la sequenza cronologica di azioni compiute con diversi livelli di dettaglio come ad esempio cambi stato di progetto, fasi attraversate.

WBS

Strumenti per la definizione di progetto tramite fasi, sotto-progetti e attività che facilitano l’attribuzione di responsabilità, la definizione del budget, la tempificazione e le performance.

Milestone

Le milestone rappresentano gli snodi chiave del progetto. Alla chiusura di una fase è possibile definire un punto di verifica per autorizzare al proseguimento negli step successivi. Sono attività di durata zero in quanto rappresentano momenti particolarmente significativi: conclusione di una fase di produzione, input di commessa, scadenze di termini contrattuali.

Schedulazione attività

Schedulazione delle attività di progetto che consente da un lato di visualizzare in anticipo l’evoluzione di un progetto nel tempo, dall’altro di monitorarne l’andamento, verificando scostamenti dal piano originale. Include la definizione delle attività specifiche, e relativa sequenza, da eseguire per produrre i vari risultati di progetto. RuleDesigner permette di definire una serie di task di differente tipologia che possono essere assegnati a persone, fasi e progetti e collocati nel tempo. Per ogni attività si attribuisce una durata prevista per lo svolgimento e per tenere traccia dello stato di avanzamento. Rappresentazione temporale del progetto tramite Gantt e ripianificazione delle fasi con modalità drag&drop.

Processi di automazione lungo i workflow

Il configuratore di processi integrato permette di modellare veri e propri processi di configurazione e automazione e di attivarli al verificarsi di eventi di progetto. I processi di configurazione possono richiedere agli utenti l’inserimento guidato di informazioni necessarie in base al contesto oppure eseguire automazioni in modalità background, quindi senza alcun tipo di intervento umano, per generare documenti o eseguire task complessi, interrogazioni e aggiornamento dei dati nella piattaforma o altri sistemi enterprise.

Gestione e controllo dei tempi di progetto

La pianificazione della tempistica di progetto e il monitoraggio dell’avanzamento avviene tramite l’ausilio di strumenti versatili e intuitivi come i diagrammi di GANTT e di PERT. Il Gantt evidenzia graficamente date di inizio e fine delle singole fasi, mostra gli eventuali slittamenti delle attività, rappresenta anche le relazioni tra le attività. Il Pert è una rappresentazione del piano d’azione che descrive la sequenza cronologica delle azioni pianificate per il completamento del progetto.

Gestione e monitoraggio stato di avanzamento

Monitora e controlla l’avanzamento diprogetto per analizzare gli scostamenti dal pianificato e intervenire tempestivamente.

Analisi dei dati e Report.

Il reporting sullo stato di un progetto o di una commessa è un’attività fondamentale per l’efficace comunicazione con tutti gli stakeholders perché permette di mantenere l’attenzione focalizzata sul team di progetto, evoluzione, criticità, task completati o ancora da svolgere e verificare periodicamente la situazione di progetto evidenziando eventuali problemi.

Dashboard e cruscotti per il controllo delle performance

Attraverso l’utilizzo di gadget configurabili è possibile creare dashboard e myhome personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche di utenti o gruppi di utenti. Attraverso tali cruscotti informativi è possibile consultare agende, task di progetto in carico, ticket, richieste o documenti recenti.  Sono inoltre disponibili strumenti per configurare cruscotti con statistiche, grafici e dati sintetici, utili al controllo delle performance di utenti e progetti. Program e Project Manager potranno avere un istantaneo ed efficace controllo dell’avanzamento progetto con dati in real time per ciascuna fase e/o per singolo utente. Tutte le informazioni di cui necessitano per prendere decisioni efficaci e per raggiungere obiettivi strategici controllando le performance complessive.  Strumenti per la creazione e salvataggio di query con visualizzazione dei dati in tabelle ed estrazione in report configurabili e con differenti formati di output (PDF, HTML, Excel..).

Rapporti

RuleDesigner permette di modellare report e creare dashboard per soddisfare ogni tipo di esigenza informativa in modo efficace e sintetico facilitando la comunicazione e favorendo il commitment ai vari livelli di responsabilità. Il reporting sullo stato di un progetto crea un valore significativo per il buon andamento dei lavori attraverso una comunicazione omogenea e continuativa sulle eventuali aree di miglioramento. RuleDesigner mette a disposizione numerosi grafici e report di progetto predefiniti che possono essere utilizzati per mantenere ben sincronizzato il lavoro del team anche attraverso dashboard informative integrate.

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