SOLUZIONI

Gestione documentale

In un contesto industriale dove velocità, tracciabilità e collaborazione sono fattori competitivi, RuleDesigner offre una soluzione avanzata per la gestione documentale. Con un unico ambiente integrato, permette di digitalizzare l’intero ciclo di vita delle informazioni — dalla creazione alla condivisione — garantendo accessibilità profilata, automazione dei processi e totale tracciabilità. Una piattaforma modulare pensata per connettere persone, dati e processi in modo sicuro, strutturato e scalabile.
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Cos'è RuleDesigner Document Management

RuleDesigner offre una soluzione evoluta per la gestione documentale, pensata per supportare le organizzazioni nella digitalizzazione dei processi di creazione, classificazione, approvazione e condivisione delle informazioni. La gestione dei documenti è perfettamente allineata ai flussi operativi aziendali, contribuendo a rafforzare la collaborazione tra team, garantire continuità digitale e assicurare una governance solida e tracciabile dei dati.

Adottare RuleDesigner nell’ambito documentale significa valorizzare il patrimonio informativo in ogni contesto – prodotti, progetti, commesse, clienti – e renderlo accessibile, sicuro e sempre sotto controllo.

Principali Funzionalità

Acquisizione e archiviazione documenti
Archivia file in ogni formato, singolarmente o in modalità massiva. Import automatico da sistemi esterni (ERP, PDM, CAD, Excel, email) o da web services.

Creazione documenti da template
Genera automaticamente documenti (offerte, manuali, fascicoli, contratti) da modelli Word, Excel, InDesign o PDF, con parametri personalizzati.

Classificazione e sicurezza
Organizza i documenti secondo classi configurabili e imposta livelli di sicurezza granulari per categorie o singoli file. Supporto a permessi dinamici rule-based.

Gestione fascicoli e versioning
Raggruppa i documenti in fascicoli virtuali, tieni traccia delle revisioni e conserva la cronologia delle modifiche, garantendo auditabilità.

Workflow approvativi
Configura processi di approvazione documentale con stati, ruoli e notifiche automatiche. Le approvazioni possono avvenire anche da mobile.

Distribuzione e condivisione
Distribuisci i documenti in modo controllato via MyHome, email o portali extranet per clienti, fornitori, partner. Tracciabilità completa degli accessi.

Ricerca avanzata
Trova subito i documenti con ricerche per attributi, parole chiave o navigazione visuale. Personalizza profili di ricerca per ogni utente.

Annotazioni, messaggi e collaborazione
Commenta documenti, avvia discussioni contestuali, organizza contenuti in bacheche tematiche e cruscotti personalizzati.

Integrazione con Microsoft Office
Modifica e salva documenti Word ed Excel direttamente dal gestionale con plug-in nativi e funzioni di sincronizzazione.

Documenti contestualizzati nei processi aziendali

Fascicoli di commessa

Gestisci l’intero patrimonio documentale tecnico, contrattuale e commerciale di una commessa all’interno di un fascicolo unificato. I documenti sono classificati, versionati e soggetti a workflow approvativi specifici. Perfetto per la collaborazione tra progettazione, ufficio tecnico, produzione e area commerciale.

Documentazione tecnica di prodotto

Centralizza i documenti legati al ciclo di vita del prodotto (manuali, schede tecniche, requisiti, certificazioni) integrandoli con i dati di prodotto nel PLM. Supporta codifiche complesse, configurazioni multiple e gestione di varianti per matricola.

Documentazione cliente e portali profilati

Tutta la documentazione legata al cliente – contratti, offerte, ordini, allegati tecnici – è accessibile in modo organizzato dalla scheda CRM. Portali web dedicati consentono la condivisione sicura con agenti, rivenditori, clienti finali o terzisti.

Portali collaborativi per funzioni aziendali e stakeholder esterni

Condividi in modo controllato documenti e fascicoli con fornitori, consulenti, qualità, acquisti o produzione. Ogni portale applica regole di accesso personalizzate, mantenendo tracciabilità, sicurezza e audit log di ogni interazione.

Configuratore documentale intelligente

Applica logiche rule-based per la generazione automatica di documentazione tecnica e commerciale: fascicoli, schede prodotto, listini, offerte, istruzioni, manuali. I modelli possono essere gestiti in autonomia, con parametri dinamici e tracciabilità del contenuto generato.

Integrazione nei flussi PLM, qualità, service e commerciali

Ogni documento vive nel proprio contesto: collegato ad articoli, progetti, ricambi, matricole o clienti, partecipa attivamente a flussi approvativi tecnici, di service, qualità o sales. Questo garantisce una governance coerente e distribuita del patrimonio documentale.

Perché scegliere RuleDesigner Document Management

Tutti i tuoi documenti in un unico repository

Tracciabilità completa delle azioni e delle revisioni

Automazione nella creazione, approvazione e pubblicazione

Integrazione nativa con CRM, PDM, PLM, Project, ERP

Portali per la condivisione controllata e sicura

Supporto low-code per la modellazione dei processi documentali

Prima & Dopo l’introduzione del documentale

Archiviazione

File sparsi, duplicazioni, mancanza di versioning

Archivio centralizzato, versioni tracciate, fascicoli intelligenti

Sicurezza
Accessi non controllati, errori di condivisione
Permessi granulati, sicurezza per ruolo o documento
Approvazione
Flussi manuali, tempi lunghi, poca tracciabilità
Workflow configurabili, approvazioni rapide anche da mobile
Collaborazione
Email scollegate, file in allegato, revisioni non tracciate
Annotazioni contestuali, cruscotti, messaggistica interna
Distribuzione
Condivisione disordinata, rischi di smarrimento
Distribuzione mirata, portali extranet per stakeholder

Hai bisogno di organizzare e proteggere il patrimonio documentale della tua azienda?

Scopri come RuleDesigner può diventare il tuo ambiente unico per creare, classificare, condividere e governare i documenti in ogni fase del ciclo di vita.

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