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RuleDesigner Document

| Gestione documentale avanzata

SOLUZIONE

Un unico archivio documenti condiviso nell’impresa estesa

RuleDesigner fornisce un ambiente modulare, integrato e trasversale dedicato alla gestione dei documenti aziendali. Un ampio ventaglio di funzionalità e l’elevata configurabilità garantiscono una perfetta adesione ai processi aziendali.

Il modulo di gestione documentale supporta i processi di creazione, aggiornamento e archiviazione dei file in un repository aziendale organizzato e integrato.

RuleDesigner può essere potenziato con gli strumenti di generazione e configurazione documenti ed esteso con tutti i moduli della suite per ottenere il massimo valore aggiunto dall’associazione di documenti ad aziende, progetti, offerte, codici PDM, matricole, ticket.

La suite di soluzioni RuleDesigner è stata concepita per offrire un modo di lavorare integrato a supporto di una realtà collaborativa che vada oltre i confini fisici dell’azienda.

Sfrutta al meglio il patrimonio di conoscenza, aumenta efficienza e competitività.

FUNZIONALITA'

Crea e collabora nel network aziendale con il documentale RuleDesigner

Acquisizione documenti

RuleDesigner consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato.
L’acquisizione può avvenire per singolo documento o in modalità massiva con successiva classificazione. È possibile definire sorgenti di acquisizione dalle quali importare in modalità automatica e schedulata documenti. L’archiviazione dei documenti può anche avvenire direttamente tramite altri applicativi opportunamente predisposti o web service.

Creazione da template

E’ possibile creare documenti a partire da template parametrizzando gli attributi all’interno del documento stesso.

Classificazione

Ogni documento archiviato può essere classificato in base a specifiche “classi documentali” configurabili. I documenti possono essere messi in relazione alle diverse entità gestite da RuleDesigner, quali Aziende, Persone, Prodotti, Progetti, Codici PDM, Offerte, Ordini…).
Per ogni categoria è possibile definire i livelli di sicurezza per determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso o alla modifica che verranno ereditati da tutti i documenti di tale categoria. E’ inoltre possibile specificare sicurezze personalizzate per singolo documento.

Possibilità di definire attributi di classificazione per ogni tipologia di documento. Le proprietà, dinamiche e configurabili, possono essere collegate tra loro definendone le relazioni di implicazione con logica rule-based.

Gestione fascicoli

Il modulo consente di organizzare i documenti archiviati in fascicoli virtuali. I documenti presenti
nel fascicolo possono essere importati da file system con un semplice drag & drop, trascinando nel fascicolo i singoli documenti o un’intera cartella. La creazione di nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni), può avvenire a partire da un modello personalizzato.

Archiviazione automatica email

Un aspetto importante della tracciabilità dell’informazione è legato alla gestione delle email. Infatti molte comunicazioni importanti e scambio di documenti avvengono via posta elettronica. RuleDesigner intercetta tutte le email in entrata e in uscita, analizza il contenuto ed archivia le email come documento. Il tutto avviene senza necessità di dover cambiare server di posta o client.

Workflow

Per ciascuna categoria di documento è possibile definire uno specifico processo di approvazione
e livelli di autorizzazione intermedi fino alla distribuzione e condivisione. Le richieste di approvazione sono notificate in tempo reale alle figure interessate che possono agire sul flusso anche
in mobilità.

Condivisione

La condivisione dei documenti può avvenire con singoli collaboratori aziendali o gruppi definiti in
base a ruoli e funzioni ricoperte. La condivisione può avvenire anche con utenti esterni all’azienda
in base alla loro classificazione (clienti, fornitori o reseller) i quali possono prendere visione di tutta la documentazione a loro correlata accedendo a portali dedicati.

Distribuzione

I documenti in lavorazione possono essere assegnati automaticamente dal sistema a specifici gruppi di utenti tramite MyHome personale dei singoli utenti o notifiche di sistema.

Organigramma e liste di distribuzione

RuleDesigner permette di definire l’organigramma aziendale con ruoli e funzioni svolte da ogni
collaboratore gestendo inoltre le liste di distribuzione attraverso le quali notificare modifiche su
documenti.

Ricerche avanzate

La ricerca sui documenti archiviati può avvenire in diverse modalità: per attributi, per ricerca libera
o per navigazione grafica di cartelle logiche. I documenti possono essere individuati rapidamente tramite la configurazione di profili di ricerca personalizzati. I risultati di ricerca restituiti possono essere visualizzati come griglia elenco o anteprime di documento.

Revisione documenti

Sono disponibili funzioni di revisione dei documenti per mantenere traccia delle modifiche avvenute nel tempo e rendere possibile la consultazione di tutte le revisioni del documento e il dettaglio di tutte le azioni svolte dagli utenti sul documento stesso.

Integrazione con Microsoft Office

L’integrazione con Microsoft Office consente di creare e modificare i propri documenti direttamente dagli ambienti Word o Excel eseguendo archiviazioni o estrazioni con funzioni di ottimizzazione nel trasferimento file.

Log Documento

Per ogni documento viene mantenuta tracciabilità di tutte le azioni effettuate per ogni revisione
dagli utenti (consultazione, modifica o revisione) sia interni che esterni.

Annotazioni e messaggistica

Possibilità di inserire annotazioni nei documenti e utilizzare strumenti di messaggistica integrata
per avviare thread di discussione contestualizzati.

Bacheche documenti

La classificazione consente di organizzare i documenti in gadget tematici da utilizzare per comporre pagine utenti personalizzate.

Sincronizzazioni con applicativi aziendali in uso

Possibilità di attivare sincronizzazioni con gli applicativi aziendali per acquisire, aggiornare o
eliminare documenti condividendoli tramite un unico portale integrato e aggiornato in tempo reale.

Coordinamento Team di lavoro

Attraverso l’ambiente dedicato alla gestione progetti è possibile coordinare le attività di un
gruppo di lavoro per creare fascicoli tecnici o altri documenti che richiedono la partecipazione
di più funzioni aziendali.

Fascicoli di commessa

Integrando il documentale con la gestione progetti e commesse è possibile fornire una consultazione
rapida e sicura del patrimonio documentale, ottenendo una drastica riduzione dei tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale (Requisiti di prodotto, Capitolato di progetto, Work Package, )in modalità integrata alla gestione del processo collaborativo.

Documentazione di prodotto

Integrando il documentale con la gestione PLM è possibile raccogliere e condividere tutta la documentazione di prodotto lungo il suo ciclo di vita con collaboratori o stakeholder aziendali.

Configuratore documenti

I processi di configurazione possono essere applicati all’ambito documentale per la generazione
automatica di fascicoli tecnici, manuali, istruzioni di montaggio, cataloghi o listini in una
modalità standard e omogenea. RuleDesigner Configurator può produrre documenti in molteplici
formati di output (Microsoft Office, Adobe Indesign, pdf e html) e archiviarli automaticamente nel gestore documenti.

Fai come Comecer spa,
organizza i documentali aziendali con RuleDesigner e condividili con gli stakeholder in tempo reale e in modo sicuro!

Abbiamo scelto RuleDesigner perché ci piaceva l’idea di poter partire in modo graduale estendendone poi l’ambito di applicazione grazie a moduli integrati nativamente. Il tempo che stiamo recuperando in fase di ricerca dei dati di commessa già dopo solo 6/7 mesi di utilizzo di RuleDesigner, non è misurabile tanta è l’efficienza che abbiamo raggiunto.

Matteo LostumboIT Manager, COMECER spa
MODULI ABILITANTI

Scopri tutti i moduli RuleDesigner che includono questa soluzione

RuleDesigner-Configurator_opt (6)

RULEDESIGNER

CONFIGURATOR

Avvantaggiati da automazioni a livello enterprise
RuleDesigner-Project_opt (5)

RULEDESIGNER

PROJECT & WORKFLOW

Pianifica, organizza e condividi i tuoi Progetti
RuleDesigner-PDM-PLM_opt (1)

RULEDESIGNER

PDM

Gestisci, proteggi e sviluppa il know-how tecnico nel ciclo di vita del prodotto
RuleDesigner-CRM_Sales_opt (4)

RULEDESIGNER

FOR SALES

Gestisci le relazioni con i clienti e pianifica le attività delle vendite
RuleDesigner-AfterSales_opt (2)

RULEDESIGNER

FOR AFTERSALES

Gestisci il postvendita con ticketing e pianificazione interventi
RuleDesigner-SpareParts_opt (3)

RULEDESIGNER

SPARE PARTS

Offri servizi a valore aggiunto con il portale ricambi

RULEDESIGNER

DOCUMENT

Attiva una gestione documentale avanzata

RULEDESIGNER

SUPPLY CHAIN

Integra il network di fornitori nella catena del valore

RULEDESIGNER

VIRTUAL COMMISSIONING

Realizza il Digital Twin e riduci il time to market

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