Le commesse create nel sistema gestionale sono automaticamente sincronizzate nella piattaforma RuleDesigner per essere introdotte nella corretta gestione del flusso organizzativo e informativo fino al completamento.

Ogni tipologia di progetto è caratterizzata da specifici Workflow, Fasi, Responsabili e Risorse coinvolte. Nel primo anno di utilizzo sono state configurate e introdotte differenti tipologie di Progetto quali ad esempio Commesse, Produzione, Ricambi, R&D, Fiere, Offerte, Garanzie, Manutenzioni e Post-vendita.

Ogni commessa prevede il coinvolgimento di molteplici dipartimenti aziendali che svolgono attività relative a Backoffice, Fattibilità, Progettazione, Produzione, Documentazione, Qualità, Spedizione, Installazione/ collaudo fino alla Fatturazione. Lungo il workflow sono previsti punti di verifica che permettono il monitoraggio e il controllo di processo.

I progettisti, utilizzando il sistema PDM, collegano codici e documenti alle commesse rendendoli disponibili agli utenti aziendali preposti alla consultazione dei dimostrativi di prodotto. Ogni utente dalla propria myhome può accedere alle informazioni di commessa e gestire lo stato di avanzamento delle proprie attività. I responsabili di area, supervisionati dal project manager, agiscono sugli stati di avanzamento archiviando la documentazione prodotta e inserendo Target, Forecast e Preventivo di propria competenza.

In questo modo RuleDesigner gestisce eventi automatici ed esporta i dati verso sistemi esterni preposti all’analisi. Con RuleDesigner, Comecer oggi ha tutte le informazioni di ciascuna commessa in unico cruscotto integrato.

I Project Manager di Comecer monitorano l’avanzamento delle proprie commesse ovunque si trovino.

Creazione di un repository documentale globale e federativo. Nella prima fase è stato effettuato l’import di tutto lo storico dei file archiviati sui server, con l’applicazione delle regole di classificazione richieste. Dalla messa in opera tutti i documenti aziendali definitivi sono archiviati nel gestore documentale RuleDesigner, siano essi manuali, certificazioni, documenti a corredo della commessa o documenti prodotti su sistemi esterni come il gestionale.

Il popolamento dell’archivio avviene in diverse modalità:

• Manuale tramite inserimento diretto da parte dell’utente
• Automatico tramite sincronizzazione con il sistema gestionale (AS400).

Ogni volta che un nuovo documento viene creato all’interno del sistema gestionale (fatture, ddt, ordini di produzione, conto lavoro,…) RuleDesigner lo classifica automaticamente e lo archivia nel repository centralizzato (collegandolo anche alle entità cliente e commessa).

Attivazione di un nuovo canale di distribuzione e condivisione di informazioni di interesse aziendale. La Bacheca Informativa è lo strumento di RuleDesigner con il quale i team di Risorse Umane e Qualità pubblicano comunicazioni, avvisi e informazioni da condividere con la tutta la struttura aziendale.

La bacheca diventa la Knowledge base di contenuti e documenti sempre aggiornati all’ultima versione consultabile dal proprio portale web in qualunque momento.

Comecer ha inoltre predisposto maxischermi collegati ad internet presso i Coffee Corner aziendali, per una condivisione delle informazioni ancora più efficace.