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CASE HISTORY

Gestione dei flussi di commessa, service e richieste di acquisto nel settore delle tecnologie per la medicina nucleare

Il progetto RuleDesigner in Comecer spa

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Abbiamo scelto RuleDesigner perché ci piaceva l’idea di poter partire in modo graduale estendendone poi l’ambito di applicazione grazie a moduli integrati nativamente. Il tempo che stiamo recuperando in fase di ricerca dei dati di commessa già dopo solo 6/7 mesi di utilizzo di RuleDesigner, non è misurabile tanta è l’efficienza che abbiamo raggiunto.

Matteo LostumboIT Manager, COMECER spa
AZIENDA

COMECER spa

Comecer (Costruzioni Meccaniche Certificate) è leader mondiale nelle tecnologie di protezione in ambito della medicina nucleare, dell’isolation technology e del nuclear power plant equipment.
Realizza sistemi di schermature e attrezzature per applicazioni speciali, destinati a grandi gruppi industriali ed enti di ricerca. Lavora per ospedali, università e industrie farmaceutiche curando progetti personalizzati per la produzione di isolatori
per il trattamento di sostanze tossiche e pericolose. Per la gestione di impianti nucleari produce attrezzature per la lavorazione, la disattivazione e lo smaltimento di sostanze radioattive.

Logo Comecer

HeadQuarter
Via Maestri del Lavoro, 90
48014 Castel Bolognese (RA) Italy
Sito Web: www.comecer.com

CONTESTO

Crescenti necessità di business

Con sito produttivo a Castel Bolognese e sedi a Miami (Usa) e Mumbai (India), Comecer commercializza i propri prodotti in oltre 100 paesi attraverso una rete di vendita diretta e grazie ad alcune partnership con multinazionali e centri di eccellenza in Italia e all’estero.

Comecer da sempre persegue gli obiettivi di soddisfazione del cliente, flessibilità e innovazione con forte orientamento alla qualità e al miglioramento continuo.
Nell’ambito dei processi interni ha avviato specifici piani di azione volti alla creazione di una knowledge base aziendale centralizzata e all’ottenimento di massima efficienza nella gestione dei flussi e coordinamento delle attività.

SFIDE
  • Creare un repository documentale globale con accesso profilato e regolato
  • Coordinare, supportare e automatizzare i flussi di commessa
  • Partecipazione attiva degli stakeholder aziendali nei flussi di competenza.
SOLUZIONE

RuleDesigner, una sola soluzione integrata

Comecer ha scelto la soluzione RuleDesigner per la sua formula vincente di piattaforma integrata orientata all’azienda globale.

RuleDesigner, infatti, è in grado di federare i dati generati sul sistema gestionale e di mappare i workflow richiesti per supportare, da un lato, il coordinamento e svolgimento delle attività quotidiane e, dall’altro, l’archiviazione organizzata di dati e documenti con completa tracciabilità.

Comecer ha potuto implementare i corretti flussi con una sola soluzione integrata e, grazie alla sua flessibilità, senza compromessi.

PROGETTO DI IMPLEMENTAZIONE

Gestione progetti e commesse

Le commesse create nel sistema gestionale sono automaticamente sincronizzate nella piattaforma RuleDesigner per essere introdotte nella corretta gestione del flusso organizzativo e informativo fino al completamento.

Ogni tipologia di progetto è caratterizzata da specifici Workflow, Fasi, Responsabili e Risorse coinvolte. Nel primo anno di utilizzo sono state configurate e introdotte differenti tipologie di Progetto quali ad esempio Commesse, Produzione, Ricambi, R&D, Fiere, Offerte, Garanzie, Manutenzioni e Post-vendita.

Ogni commessa prevede il coinvolgimento di molteplici dipartimenti aziendali che svolgono attività relative a Backoffice, Fattibilità, Progettazione, Produzione, Documentazione, Qualità, Spedizione, Installazione/ collaudo fino alla Fatturazione. Lungo il workflow sono previsti punti di verifica che permettono il monitoraggio e il controllo di processo.

I progettisti, utilizzando il sistema PDM, collegano codici e documenti alle commesse rendendoli disponibili agli utenti aziendali preposti alla consultazione dei dimostrativi di prodotto. Ogni utente dalla propria myhome può accedere alle informazioni di commessa e gestire lo stato di avanzamento delle proprie attività. I responsabili di area, supervisionati dal project manager, agiscono sugli stati di avanzamento archiviando la documentazione prodotta e inserendo Target, Forecast e Preventivo di propria competenza.

In questo modo RuleDesigner gestisce eventi automatici ed esporta i dati verso sistemi esterni preposti all’analisi. Con RuleDesigner, Comecer oggi ha tutte le informazioni di ciascuna commessa in unico cruscotto integrato.

Esempio Commessa Comecer

 

I Project Manager di Comecer monitorano l’avanzamento delle proprie commesse ovunque si trovino.

Gestione documenti

Creazione di un repository documentale globale e federativo. Nella prima fase è stato effettuato l’import di tutto lo storico dei file archiviati sui server, con l’applicazione delle regole di classificazione richieste. Dalla messa in opera tutti i documenti aziendali definitivi sono archiviati nel gestore documentale RuleDesigner, siano essi manuali, certificazioni, documenti a corredo della commessa o documenti prodotti su sistemi esterni come il gestionale.

Il popolamento dell’archivio avviene in diverse modalità:

  • Manuale tramite inserimento diretto da parte dell’utente
  • Automatico tramite sincronizzazione con il sistema gestionale (AS400).

Ogni volta che un nuovo documento viene creato all’interno del sistema gestionale (fatture, ddt, ordini di produzione, conto lavoro,…) RuleDesigner lo classifica automaticamente e lo archivia nel repository centralizzato (collegandolo anche alle entità cliente e commessa).

Bacheca aziendale

Attivazione di un nuovo canale di distribuzione e condivisione di informazioni di interesse aziendale. La Bacheca Informativa è lo strumento di RuleDesigner con il quale i team di Risorse Umane e Qualità pubblicano comunicazioni, avvisi e informazioni da condividere con la tutta la struttura aziendale.

La bacheca diventa la Knowledge base di contenuti e documenti sempre aggiornati all’ultima versione consultabile dal proprio portale web in qualunque momento.

Comecer ha inoltre predisposto maxischermi collegati ad internet presso i Coffee Corner aziendali, per una condivisione delle informazioni ancora più efficace.

Il Management e i Responsabili di Comecer gestiscono le richieste di propria competenza con un click..

Gestione richieste di acquisto

Introduzione della gestione dei flussi di approvazione di Richieste di Acquisto basati sulla “capacità di spesa” e sull’organigramma aziendale.

Con RuleDesigner è stato mappato l’organigramma aziendale tramite gruppi e sottogruppi. E’ stato così possibile definire i flussi di approvazione gestendo diversi livelli approvativi sulla base del budget di spesa configurato per posizione aziendale. Sulla base di queste regole il flusso approvativo scala l’organigramma dal Responsabile di Funzione fino al Management.

Le richieste di acquisto (RDA) possono essere aperte in modalità:

• Manuale direttamente dalla piattaforma RuleDesigner da parte degli utenti che non hanno accesso al gestionale (come ad es. collaboratori esterni o aziende consociate)
• Automatica tramite sincronizzazione con gli RDA creati sul gestionale.

La richiesta di un utente scatena notifiche sulla base del flusso approvativo definito nell’organigramma.
Ogni utente dalla propria Myhome consulta gli RDA di propria competenza e il relativo stato di avanzamento.
L’approvazione o il rifiuto sono azioni che possono essere effettuate tramite l’utilizzo del portale o tramite particolari email di notifica.
All’approvazione definitiva RuleDesigner avvia la sincronizzazione sul sistema esterno, preposto alla gestione del relativo processo di evasione.

MODULI DELLA SUITE

Un approccio globale e modulare

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