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CASE HISTORY

Processi lampo in RIRI sa con RuleDesigner!

Processi collaborativi intra e inter-aziendali, gestione e automazione documentale, CRM e BPM.

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AZIENDA

RIRI Group

RIRI è la holding company di un gruppo composto da Riri, società svizzera leader nella produzione di zip in metallo per abbigliamento e pelletteria di lusso; Cobrax leader mondiale nella produzione di bottoni in metallo per abbigliamento e pelletteria di fascia medio alta e di lusso; e Meras attiva nella produzione di zip in nylon, plastica e metallo.

Il quartier generale del gruppo è situato a Mendrisio in Svizzera. Il gruppo opera attraverso tre stabilimenti, due dedicati alla produzione di zip a Mendrisio e Tirano (Sondrio) e uno alla produzione di bottoni a Padova e dispone di filiali commerciali in Italia, Francia, USA, Cina e Hong Kong.

Logo RIRI

HeadQuarter

Via al Gas, 3 CH-6850 Mendrisio (Svizzera)

Sito Web https://it.riri.com/

CONTESTO

Peculiarità aziendali

RIRI è il risultato della recente fusione tra l’azienda svizzera Riri, leader dal 1936 nella produzione di cerniere, e la storica azienda padovana Cobrax, specializzata nella produzione di bottoni in metallo.

Il nuovo contesto organizzativo di RIRI ha segnato l’avvio di un processo di innovazione nell’ambito IT orientato all’omogeneizzazione dei flussi e alla condivisione di dati tra le aziende del gruppo..

The new organizational context of RIRI marked the start of an innovation process in the IT domain which aim was to  homogenize  workflows and data sharing among the group’s companies.

SFIDE

Sfide affrontate nel progetto RuleDesigner

Gestire e automatizzare i flussi relativi a richieste di nuovi articoli, nuovi tiretti personalizzati, non conformità
Gestire i progetti in differenti dipartimenti come Area Tecnica (ufficio tecnico, industrial engineering, Ricerca e Sviluppo), ICT.
Avere un unico strumento per la gestione dei clienti delle due business unit dedicate a bottoni e zip.
Archiviare e condividere documenti a livello globale
Gestire i Key Performance Indicators (KPI)
PROGETTO DI IMPLEMENTAZIONE

Fasi del progetto

Gestione e automazione dei flussi

Con RuleDesigner è stato possibile mappare e automatizzare il flusso operativo che parte dal customer service e coinvolge le aree tecniche (industrial engineering, ufficio tecnico, R&D) commerciale, qualità e produzione. Il Customer service riceve e gestisce le richieste dei clienti che afferiscono all’apertura di un nuovo articolo o alla personalizzazione di un prodotto (tiretto) esistente.
Operativamente, tramite processo dinamico e rule-based, l’addetto al customer service configura la richiesta inserendo in modalità guidata i dati necessari. Il sistema automaticamente genera il ticket e il documento con le specifiche in formato Excel. In questa fase vengono coinvolti i team dei vari dipartimenti attraverso la schedulazione automatica del progetto e del corretto flusso di avanzamento, completo di fasi, attività da svolgere, uffici coinvolti, responsabili e risorse assegnate.
Ogni fase è in carico a un team che riceve notifica e procede allo svolgimento delle proprie attività.

Durante tutte le fasi di progetto è possibile interagire con il Customer Service utilizzando gli strumenti di messaggistica integrati nel ticket con completa tracciabilità delle comunicazioni intercorse. Un ulteriore aspetto rilevante è l’automazione di fasi che prevedono la sincronizzazione con l’ERP di Riri su piattaforma AS400 (es. codice nuovo articolo).
Alla chiusura del progetto, il customer service riceve il responso di fattibilità e la documentazione prodotta all’interno del ticket; completa la proposta e attende l’esito del cliente. RIRI ha ottenuto la completa tracciabilità dei dati in unico cruscotto informativo, il coordinamento dei team di lavoro e una sostanziale riduzione dei tempi di attraversamento di processo.
Inoltre, la configurazione guidata delle richieste, inglobando il know how aziendale, semplifica lo svolgimento delle attività e diminuisce la possibilità di errori. Questa modalità agevolata permetterà di estendere l’utilizzo del servizio anche alle filiali estere di New York, Parigi, Hong Kong e Shanghai.

Project Management per i differenti dipartimenti del gruppo

Project Management per i differenti dipartimenti del gruppo
Il gestore progetti di RuleDesigner può essere impiegato per molteplici scopi e in diversi dipartimenti aziendali. Permette infatti di creare infinite tipologie / template di commessa con anagrafiche dinamiche, specifici flussi, responsabili, checklist, risorse e set di attività previste. Nei casi più complessi è possibile organizzare i progetti in livelli gerarchici di sottocommessa.

RIRI ha configurato tipologie e template per coordinare le attività in differenti contesti dell’area Tecnica (ufficio tecnico, industrial engineering, Ricerca e Sviluppo) e ICT. Ad oggi sono già oltre 2500 i progetti già gestiti con RuleDesigner

Unico strumento per la gestione dei clienti delle Business Unit

Oggi, con RuleDesigner, le business unit di Mendrisio e Padova possono gestire, tracciare e consultare i dati e le relazioni con i clienti con approccio integrato, dalle attività, ai ticket di richieste, ai documenti fino alle commesse.

Nella piattaforma RuleDesigner sono state federate e rese disponibili le informazioni archiviate in sistemi IT eterogenei. Dai dati PDM alle anagrafiche clienti create in ERP AS400 di Mendrisio e in ERP Informix di Padova. Le informazioni aziendali sono organizzate, aggregate e disponibili in un unico portale web.

Business KPI

Il portale RuleDesigner, con gestione integrata di CRM, Help desk e Commesse, permette di ottenere dati di sintesi utili per analisi KPI tramite cruscotti configurabili e statistiche esportabili in formato Csv, pdf e html. Alcuni esempi di indicatori utilizzati da RIRI sono:

Richieste aperte e chiuse dal customer service, Articoli in ordine / richieste aperte
Richieste evase on time/not on time, Tempi di attraversamento richieste

PUNTI CHIAVE

Peculiarità progetto

Piattaforma di accesso globale per le aziende del gruppo
Gestione federativa dei dati generati e archiviati negli ERP As400, Informix e soluzioni PDM.
Processi di configurazione con input dinamici e knowledge base esterne
Gestione e automazione dei flussi delle richieste
Tracciabilità di richieste clienti, attività, documenti e progetti
Progetto e flussi pilotati automaticamente dal configuratore