Con RuleDesigner è stato possibile mappare e automatizzare il flusso operativo che parte dal customer service e coinvolge le aree tecniche (industrial engineering, ufficio tecnico, R&D) commerciale, qualità e produzione. Il Customer service riceve e gestisce le richieste dei clienti che afferiscono all’apertura di un nuovo articolo o alla personalizzazione di un prodotto (tiretto) esistente.
Operativamente, tramite processo dinamico e rule-based, l’addetto al customer service configura la richiesta inserendo in modalità guidata i dati necessari. Il sistema automaticamente genera il ticket e il documento con le specifiche in formato Excel. In questa fase vengono coinvolti i team dei vari dipartimenti attraverso la schedulazione automatica del progetto e del corretto flusso di avanzamento, completo di fasi, attività da svolgere, uffici coinvolti, responsabili e risorse assegnate.
Ogni fase è in carico a un team che riceve notifica e procede allo svolgimento delle proprie attività.

Durante tutte le fasi di progetto è possibile interagire con il Customer Service utilizzando gli strumenti di messaggistica integrati nel ticket con completa tracciabilità delle comunicazioni intercorse. Un ulteriore aspetto rilevante è l’automazione di fasi che prevedono la sincronizzazione con l’ERP di Riri su piattaforma AS400 (es. codice nuovo articolo).
Alla chiusura del progetto, il customer service riceve il responso di fattibilità e la documentazione prodotta all’interno del ticket; completa la proposta e attende l’esito del cliente. RIRI ha ottenuto la completa tracciabilità dei dati in unico cruscotto informativo, il coordinamento dei team di lavoro e una sostanziale riduzione dei tempi di attraversamento di processo.
Inoltre, la configurazione guidata delle richieste, inglobando il know how aziendale, semplifica lo svolgimento delle attività e diminuisce la possibilità di errori. Questa modalità agevolata permetterà di estendere l’utilizzo del servizio anche alle filiali estere di New York, Parigi, Hong Kong e Shanghai.

Project Management per i differenti dipartimenti del gruppo
Il gestore progetti di RuleDesigner può essere impiegato per molteplici scopi e in diversi dipartimenti aziendali. Permette infatti di creare infinite tipologie / template di commessa con anagrafiche dinamiche, specifici flussi, responsabili, checklist, risorse e set di attività previste. Nei casi più complessi è possibile organizzare i progetti in livelli gerarchici di sottocommessa.

RIRI ha configurato tipologie e template per coordinare le attività in differenti contesti dell’area Tecnica (ufficio tecnico, industrial engineering, Ricerca e Sviluppo) e ICT. Ad oggi sono già oltre 2500 i progetti già gestiti con RuleDesigner

Oggi, con RuleDesigner, le business unit di Mendrisio e Padova possono gestire, tracciare e consultare i dati e le relazioni con i clienti con approccio integrato, dalle attività, ai ticket di richieste, ai documenti fino alle commesse.

Nella piattaforma RuleDesigner sono state federate e rese disponibili le informazioni archiviate in sistemi IT eterogenei. Dai dati PDM alle anagrafiche clienti create in ERP AS400 di Mendrisio e in ERP Informix di Padova. Le informazioni aziendali sono organizzate, aggregate e disponibili in un unico portale web.

Il portale RuleDesigner, con gestione integrata di CRM, Help desk e Commesse, permette di ottenere dati di sintesi utili per analisi KPI tramite cruscotti configurabili e statistiche esportabili in formato Csv, pdf e html. Alcuni esempi di indicatori utilizzati da RIRI sono:

Richieste aperte e chiuse dal customer service, Articoli in ordine / richieste aperte
Richieste evase on time/not on time, Tempi di attraversamento richieste